دور أجهزة التدريب المسؤولة عن العملية التدريبية في المؤسسة

2004 التدريب أثناء الخدمة

د. فهد يوسف الفضالة

KFAS

أجهزة التدريب العملية التدريبية العلوم الإنسانية والإجتماعية المخطوطات والكتب النادرة

مثل أي مشروع آخر ، فإن التدريب أثناء الخدمة يحتاج إلى آلية جيدة لإدارته وهذا يتطلب التخطيط المنظم والتحكم والتطبيق ومتابعة برنامج التدريب.

الأمر الذي يتطلب وجود جهاز إدارة متخصص يتكون من عدد من الأخصائيين لكل منهم مكانة في العمل حيث ينبغي أن يزود جهاز التدريب بالكفايات العلمية المتخصصة للقيام بالعمليات التخطيطية والتدريبية والإشرافية على الإمكانيات المادية والتجهيزات التدريبية المساندة لإدارة عملية التدريب.

وفيما يلي نبذة عن سؤليات الجهاز المسؤول عن العملية التدريبية بالمنظمة :

1- جهاز التدريب Training Agency:

إن جهاز أو وحدة التدريب أثناء الخدمة في المؤسسة لا ينبغي أن ينفصل عن الجوانب الأخرى للإدارة مثل إدارة الأفراد والتمويل ، كما أن التنسيق بين جهاز ووحدة التدريب يكون ضرورياً على المستويين الداخلي والخارجي .

وفيما يلي استعراض لدور أجهزة التدريب في مستوياتها الوظيفية المختلفة والقوى البشرية المشرفة عليها :

 

– دور أجهزة التدريب المركزية في الدولة

وتكون هذه الأجهزة عادة على مستوى قومي كأمانة عامة أو مجلس للخدمة المدنية أو وكالة ، حيث يتحدد دور هذه الأجهزة التدريبية المركزية في أعمال التخطيط والتنسيق.

كما ترشد وتوجه فيما يتعلق بالبرامج التدريبية ، وتترك عملية لا مركزية التدريب أثناء الخدمة لمؤسسات ووحدات الخدمة المدنية كالوزارات والمحافظات والسلطات الحكومية المحلية وغيرها من المؤسسات ، والهيئة المركزية للتدريب تحدد أحياناً بعض الأعمال مثل التمويل والإعداد والتحضير لمتطلبات التدريب وإعداد المعدات والأدوات المستخدمة في عملية التدريب.

وتختلف الممارسة العملية في هذه النواحي من بلد لآخر اعتماداً على بعض العوامل مثل حجم واتساع الدولة وكذلك تعداد السكان بها . وثمة وظيفة أخرى تختص بها الهيئة المركزية للتدريب ، ألا وهي إتاحة المنح الدراسية ، وكذلك إمكانية التهيئة والتشغيل الفاعلين لمعاهد ومراكز التدريب .

 

– دور أجهزة ومؤسسات التدريب المحلية (اللامركزية)

مع الأخذ في الاعتبار تلك المؤسسات المعنية بالتدريب على المستوى القومي ، فإن الوحدات التدريبية الداخلية بالوزارات والإدارات والسلطات الإقليمية ومعاهد الإدارة في الجامعات أو المؤسسات العامة هي المعنية بتحديد احتياجاتها التدريبية أثناء الخدمة.

حيث تتبلور المهام الأساسية التي تمارسها هذه الوحدات والمؤسسات التدريبية لتدريب وتعليم العاملين بالمنظمات والأجهزة الحكومية ولكل وحدة ومؤسسة تدريبية أن تمارس أدوارها في إطار وضعيتها الإدارية والقانونية.

وتمارس هذه الوحدات التدريبية المتخصصة التخطيط للموارد البشرية بالمؤسسة وإدارة برامج التدريب أثناء الخدمة بصفة مستمرة ، ويوجد في كل إدارة أو وحدة تدريبية فريق متخصص للقيام بتنفيذ برامج التدريب أثناء الخدمة للعاملين في المؤسسة بهدف تطوير وتنمية الكفاءة والفاعلية الإدارية إضافة إلى تحسين الأداء الاقتصادي والخدمي للمؤسسة.

 

– دور المشرف

يعد التدريب أحد مهام ومسئوليات المدير في المؤسسة سواء كان موقعه الوظيفي في قمة الهرم الإداري للمؤسسة أو المدراء الآخرين في الخط الأول والذين يقع على عاتقهم الحفاظ على مستويات عالية من جودة العمل والمحافظة على كفاءة الأفراد الذين يتولون الإشراف عليهم في كافة الوحدات الإدارية والفنية في المؤسسة .

ويعتبر مستوى المشرفين (القسم أو الوحدة) مسئولين عن تدريب مرءوسيهم ، والخط الثاني المدراء عليهم مسئولية تدريب مستوى المشرفين ، وهكذا إلى قمة الهرم الإداري في المؤسسة .

ومهام المشرف كمدرب يعني دائماً بالتدريب التخليقي (تدريب المقدمة) للعاملين الجدد في موقع العمل والتدريب للترقية متضمناً التدريب للنواب أو الوكلاء .

 

وفي نفس الوقت فإن المشرف مسئول عن تنمية وتطوير قدراته الوظيفية والمهنية وكذلك مساعديه.

ونظراً لأن مهام العمل تزداد تعقيداً وحيث أن المدراء والمشرفين ليس لديهم الوقت ولا التدريب المتخصص اللازم لإنجاز وعرض أنواع التعليمات والتوجيهات التي تتطلبها الإدارة الحديثة للعاملين ممن يخضعون لإشرافهم الوظيفي.

فإن الإدارة تجد أنه من الأكثر فعالية والأفضل من الناحية الاقتصادية أن تفوض معظم مسئولياتها التدريبية إلى أخصائيين في التدريب وتتضمن مسئولية المدراء والمشرفين الإعداد والتحضير الكافي لتدريب مساعديهم للقيام بتحمل واجباتهم الوظيفية بكفاءة ومساعدة فريق التدريب في المؤسسة.

 

– دور المدرب

من الأهمية بمكان تزويد وحدات التدريب بالعناصر والكوادر الفنية اللازمة للقيام بمسئوليات العمل التدريبي ، ولعل أنه من أسباب الاهتمام بتوفير الإمكانات المادية دورها في توفير التكلفة اللازمة للعنصر البشري للقيام بدوره في عمليات التدريب وذلك باعتبار أن ذلك العنصر متمثلاً في المدربين هو من أهم العناصر في المجال التدريبي.

وثمة شروط يستلزم توافرها في المدرب الكفء منها عمق الخبرة في موضوع التدريب ، والخبرة بالنظام أو المؤسسة مثل معرفة الهيكل التنظيمي وخطوط الاتصال والسلطة والقيادة والمعرفة الوظيفية خاصة ظروف العمل وخلفيات الوظائف والروتين والمشاكل وإجراءات التشغيل ولوائحها.

وكذلك المهارات الوظيفية العالية في الوظائف والحرف والتقنيات والأساليب والقدرة على استخدام الأدوات ووسائل العمل المساعدة والأجهزة وكذلك المعارف والمهارات الخاصة بطرق التدريب من حيث تنظيمه وتنفيذه ومهارات الاتصال الشفوي والكتابي مع توفر الصفات الشخصية المناسبة من حيث مستوى الذكاء والعقلية المتفتحة وتقبل التغيير والعدالة وحسن الخلق والاستمتاع بالعمل .

 

وبصفة عامة ، يمكن تصنيف الشروط اللازم توفرها في المدرب الكفء في العناصر النوعية التالية :

– عناصر تعليمية (بحد أدنى من التعليم والإعداد للتدريب) .

– عناصر تدريبية (يتوفر المعارف والمهارات الخاصة بالوظيفة) .

– عناصر إدارية من حيث خبرته في شغل الوضع الوظيفي والمعرفة بالنظم .

– عناصر شخصية وتتمثل في الصفات الشخصية المناسبة.

– دور اختصاصي أو منسق التدريب .

 

تسند مهام التخطيط والتنظيم والتنسيق وإدارة برامج التدريب إلى وحدات مهنية متخصصة بالمؤسسة كما تم إيضاح ذلك.

ويعد أهم العناصر القائمة بمسئوليات إدارة عملية التدريب بهذه الوحدة هو أخصائي التدريب أو منسق أو ضابط التدريب وهو الذي يوجه جميع الأنشطة التدريبية بالمؤسسة كما يتلقى منها مساعدة فنية من خط المشرفين المسئولين عن الوحدات الإدارية والفنية .

كما أن مهام اختصاصي التدريب أكثر من مجرد تقديم المساعدة وتنسيق التدريب داخل المؤسسة ، إنما أيضاً مساعدة الإدارة العليا في وضع وتشكيل السياسات التدريبية والأهداف وتنمية فكرة الحاجة للتدريب بين الأفراد والمديرين.

 

ولكي يؤدي رسالته ومهامه بنجاح فإن أخصائي التدريب يتطلب أن يؤدي مهام الوظيفة بالمواصفات التالية:

– عليه أن يعرف أهداف المنظمة وكيف يتم تنظيمها وسياسات المنظمة في تحقيق تلك الأهداف .

– عليه أن يتفهم تماماً العاملين داخل المنظمة وكذلك العلاقات الرسمية وغير الرسمية ومشكلات العاملين التي يمكن أن تجد حلاً لها من خلال برامج التدريب أثناء الخدمة .

– أن يقبل حقيقة أن عمله كأحد أفراد فريق التدريب في المؤسسة هو العمل لمساعدة المشرفين في وحدات العمل الإنتاجية والخدمية على تحسين أساليب وطرق عملهم .

 

أما فيما يتعلق بوظائف الوحدات التدريبية التي يعمل بها ضابط التدريب في المؤسسة فيمكن إيجازها بالتالي :

– جمع المعلومات والبيانات التدريبية وتحليل الاحتياجات التدريبية للمؤسسة والفرد والعمل .

– إجراء الدراسات والبحوث التدريبية التي تساعد على تحقيق أهداف المؤسسة .

– تقديم المعلومات والاتصال والتنسيق بين الإدارة العليا والمستويات الإدارية المختلفة بالمؤسسة .

– الإشراف على تخطيط وتنفيذ وتصميم البرامج التدريبية .

– المعاونة المباشرة في إدارة العمل التدريبي كاختيار المدرب وإعداد المساعدات التدريبية والموازنات المالية وغيرها .

– العمل على تنسيق الجهود التدريبية مع وحدات التدريب الخارجية للمؤسسة .

 

– دور المتدرب

إن النجاح المتوقع لأي برنامج تدريبي يعتمد إلى حد كبير على الاتجاهات الخاصة بالمستفيدين منه ومدى رغبتهم في التعلم وعلى مبادراتهم الفردية وعلى إعداد أنفسهم لتلقي الفرص التدريبية المقدمة من الإدارة والتي تهدف إلى تنمية مهاراتهم وإثراء معلوماتهم وتنمية الاتجاهات الإيجابية اللازمة للارتقاء بمستوى أدائهم.

والمتدربون كمستقبلين ومستفيدين من التدريب أثناء الخدمة يفترض أنهم أكثر اهتماماً بتنمية أنفسهم حيث يتوقع منهم أن يكونوا مهتمين بالسياسة التدريبية للمؤسسة لا سيما عندما يساهمون في تشكيل سياستها التدريبية.

لذا فإنه يتوقع منهم أن يكونوا راغبين في قبول برامج التدريب المقدمة لهم وأن يكونوا أكثر تكيفاً ومسئولية ومؤهلين لضبط أنفسهم من حيث العادات والاتجاهات لمقابلة احتياجات المنظمة أو المؤسسة من خلال التدريب والذي يرتبط.

كما أشرنا بسياسة المؤسسة سواء كانت البرامج التدريبية مقدمة للترقي أو لإعدادهم لمراكز ومهام وظيفية جديدة .

[KSAGRelatedArticles] [ASPDRelatedArticles]