العناصر التي يجب توافرها لتتم حجية المحاسبة “الآلية” في الإثبات

1995 الحاسوب والقانون

الدكتور محمد المرسي زهرة

KFAS

حجية المحاسبة في الاثبات الحاسب الالكتروني العلوم الإنسانية والإجتماعية المخطوطات والكتب النادرة

رأينا أن المشرع الفرنسي قد أجاز صراحة أن تكون "مخرجات" الحاسب الإلكتروني المكتوبة "بديلاً" للدفاتر التجارية التقليدية بشروط معينة .

لكنه لم يكتف بذلك ، وإنما تتطلب توافر بعض العناصر الضرورية حتى يمكن الاحتجاج بالمحاسبة "الآلية" في الإثبات. 

فقوة المحاسبة "الآلية" وحجيتها في الإثبات يتوقف على توافر العناصر الآتية :

 

1- إنشاء مستند لوصف إجراءات ونظام المحاسبة

تنص المادة الأولى من القرار التنفيذي السابق الإشارة إليه على أنه يجب على المستغل أو المستثمر Exploitant أن يُنشئ مستنداً يصف إجراءات ونظم المحاسبة إذا كان مثل هذا المستند ضرورياً لفهم نظام المعالجة الإلكترونية وتحقق المراقبة أو التدقيق .

وقد كان هذا المستند موجوداً من قبل .  لكنه اصبح الآن – بعد التعديل – ضرورياً في حالة مسك محاسبة بالمعلوماتية.

 

ويجب أن يحتوي هذا المستند ، أو هذا الملف ، على معلومات عديدة تتعلق بالأجهزة ، وبرامج الأساس ، وبرامج الاستغلال ، الوثائق التي تتعلق بجمع وتنظيم وتخزين المعلومات ، إجراءات الاستغلال ، وغيرها من العناصر اللازمة لفهم نظام الحاسب .

وقد ألزم القرار السابق المستغل بحفظ المستند أو الملف السابق ذات المدة التي يلتزم خلالها بحفظ الدفاتر التجارية أو المستندات والبرقيات والمراسلات التي يرسُلها أو يتسلمها .

 

2- تنفيذ التوصيات الصادرة عن المجلس الوطني للمحاسبة في إبريل 1976

وتشمل هذه التوصيات ست نقاط هي:

أ- يجب أن يضمن نظام المعالجة الإلكترونية المستخدمة تنفيذ أي رقابة محتملة ، ومن ثم يجب أن يتمكن مراقبو الحسابات ، ومراقبوا الضرائب ، وخبراء المحاكم وغيرها من القيام بعملهم أياً كان الوقت الذي انقضى على إنجاز المعاملات .

ب- يجب أن تؤخذ عن نظام المعالجة ، تقارير دورية مرقمة ومؤرخة زمنياً ، تُبيّن كافة البيانات التي تم إدخالها للحاسب ، وبصورة  تمنع أي إضافة أو إلغاء أو تعديل لاحق ، ويجب أن تكون هذه التقارير على مستند ورقي أو أي "وسط" آخر تتوافر فيه الشروط والضمانات المتطلبة في الإثبات ؛ أي الثبات والدوام.

 

ج- يجب أن تذكر بوضوح أصل ومحتوى كل بيان او معلومة ويجب، بالإضافة إلى ذلك ، ان ترفق مع كل معلومة أو بيان مستنداً كتابياً يؤيدها .  كما يجب – اخيراً – إثبات البيانات على مستند مكتوب بطريقة واضحة إذا كانت معالجة هذه البيانات سيتم بطريقة لا تترك أي أثر مكتوب .

د- يجب أن يكون ممكناً ، في اي لحظة ، إعادة – إنشاء – بناء على البيانات المذكورة في النقطة السابقة- عناصر الحساب ، تقارير المعلومات ، واسترجاع البيانات التي تم إدخالها في الحاسب.

 

هـ- يجب أن تشمل ممارسة الرقابة حق الاطلاع على الوثائق المتعلقة بتحليل النظم ، التصميم والبرمجة ، وتنفيذ المعالجة بهدف إجراء الاختبارات الضرورية ، ويقتضي ذلك إنشاء وثائق كاملة خاصة بتنظيم واستخدام المعالجة التي تشمل وصف نظام الحاسب ، وسائل وطرق التحليل ، وطرق تصميم وتحقيق واختبار وصيانة البرامج ، وكذلك التعديلات المحتملة .

و- يجب تنظيم إجراءات المعالجة الإلكترونية للمحاسبة بطريقة تسمح بالمراقبة والتدقيق ، هذا على فرض أن متطلبات الأمن والمصداقية قد تمت مراعاتها تماماً .  ومن الضروري أن يقوم بعملية الفحص أشخاص من خارج الشركة أو المشروع .

 

3- أخذ توصيات المجلس الوطني لمأموري الحسابات في الاعتبار

وتتمثل في نقطتين رئيسيتين هما:

أ- تزايد مسئولية مديري الشركات ، ومن ثم يجب على المستثمرين وضع واحترام بعض القواعد التنظيمية، خصوصاً تحديد مسئوليات أشخاص "المعلوماتية"، وتعيين المراقبة الداخلية ، والإجراءات المستخدمة في المعالجة الإلكترونية .

 

ب- دور مأمور الحسابات بالنسبة لهذه الإجراءات الجديدة :

– العلم بنظام الحاسب المستخدم ، وإجراءات ونظم استعماله ، وشكل الأجهزة يهدف اختيار "التمهيد" الأكثر ملاءمة .

– تقدير المراقبة الداخلية لاستخدام المعلوماتية ، والأنظمة المطبقة .

– تجميع عناصر القوة والحجية ، وبذلك يجب على مأمور الحسابات أن يقوم بجمع عناصر الإثبات الضرورية والكافية لوجود محاسبة سنوية منتظمة ، وصادقة .

– تخطيط العمل من حيث اختيار أفضل الانظمة تكيفاً مع الواقع، والاستعداد لاي تغييرات متوقعة .

– يبقى مأمور الحسابات هو المسئول الوحيد عن المهمة ، ويجب – من ثم – ان يحتفظ بسلطة الرقابة حتى لو استعان ببعض الخبراء .

[KSAGRelatedArticles] [ASPDRelatedArticles]